Finansavimo sutartis nėra projekto pabaiga — nuo jos prasideda projekto administravimas: ataskaitos, mokėjimo prašymai, pirkimai, keitimai ir patikros. Būtent šiame etape prarandama dalis jau skirtos paramos, nes reikalavimai nevykdomi laiku arba netinkamai.
Ką apima ES projekto administravimas
- Mokėjimo prašymai — išlaidų pagrindimas, dokumentų komplektas, terminai pagal sutarties grafiką.
- Pirkimai — tinkamos procedūros parinkimas ir dokumentavimas; netinkamas pirkimas dažniausiai baigiasi išlaidų pripažinimu netinkamomis.
- Ataskaitos — tarpinės ir galutinė įgyvendinimo ataskaita, rodiklių pasiekimo pagrindimas.
- Projekto keitimai — biudžeto, veiklų ar terminų keitimo derinimas su įgyvendinančiąja institucija prieš pakeitimą, ne po jo.
- Patikros vietoje — pasirengimas ir dalyvavimas.
- Viešinimas — privalomi ženklinimo reikalavimai.
- Poprojektinis laikotarpis — turto išlaikymas, rodiklių palaikymas ir ataskaitos pasibaigus projektui.
Kur dažniausiai kyla problemų
- Pirkimas atliktas anksčiau, nei leidžia sutartis, arba netinkama procedūra.
- Išlaidos patirtos ne per tinkamą laikotarpį.
- Rodikliai suplanuoti optimistiškai ir nepasiekiami — o už juos atsiskaitoma.
- Keitimas įgyvendintas neužklausus institucijos.
- Dokumentų komplektas nepilnas, todėl mokėjimas stabdomas.
Kas tai atlieka
Administruoti gali pati įmonė, jei turi tam skirtą žmogų ir patirties su konkrečia priemone, arba išorės konsultantas. ProBaltic administruoja projektus nuo sutarties pasirašymo iki poprojektinio laikotarpio pabaigos: rengia mokėjimo prašymus, derina keitimus, ruošia įmonę patikroms ir prižiūri rodiklių pasiekimą.
Administravimo paslauga teikiama ir tiems projektams, kurių paraiškos nerengėme — perimame projektą tokį, koks yra, ir pirmiausia peržiūrime sutartį bei jau atliktus pirkimus.
Projekto ciklas: kas už ką atsako
| Etapas | Pareigos | Kas dažniausiai atlieka |
|---|---|---|
| Vertinimas (po paraiškos pateikimo) | Atsakymai į institucijos paklausimus, trūkstami dokumentai, biudžeto tikslinimas | Paraiškos rengėjas kartu su įmone |
| Sutarties pasirašymas | Sutarties sąlygų, rodiklių ir mokėjimo grafiko patikra | Įmonė; konsultantas peržiūri įsipareigojimus |
| Įgyvendinimas | Pirkimai, mokėjimo prašymai, keitimai, patikros vietoje, viešinimas | Įmonės projekto vadovas arba administruojantis konsultantas |
| Projekto užbaigimas | Galutinis mokėjimo prašymas ir galutinė ataskaita, rodiklių pasiekimo įrodymai | Administruojantis asmuo |
| Poprojektinis laikotarpis | Tęstinumo įsipareigojimai ir ataskaitos (paprastai 3–5 metai, tiksliai – sutartyje) | Įmonė; dažnai su konsultanto pagalba |
ProBaltic Consulting rengia ES paramos paraiškas ir administruoja projektus visą šį ciklą – nuo vertinimo etapo iki poprojektinių ataskaitų. Apie paraiškų rengimą ir rezultatus – ES paramos paraiškų rengimas ir projektų administravimas.
Dažni klausimai
Ar administravimas privalomas? Privalomos yra sutartyje numatytos pareigos. Kas jas atlieka — įmonės sprendimas.
Kada kreiptis? Geriausia iki pirmo pirkimo ir pirmo mokėjimo prašymo: vėliau taisyti brangiau nei suplanuoti.
Ar galima prarasti jau skirtą paramą? Taip — dalis arba visa suma gali būti pripažinta netinkama, jei nevykdomi sutarties įsipareigojimai.